Nujnost uničuje produktivnost

anze Upravljanje s časom

Skrivnost obvladovanja časa je delo na pomembnem in zavračanje nujnega. Nujne nepomembne naloge so glavni razlog, da ne končamo pomembnih.

Naloge, ki jih dobimo zadnji trenutek niso nujno prioritetne.

Ta trend moramo obrniti, saj je to edini način, da resnično obvladujemo svoj čas.

Tvoja sposobnost, da ločiš med nujnimi in pomembnimi nalogami, ima pomembno vlogo pri določanju tvojega uspeha. Občasno nam to uspe, konsistentnost na tem področju pa loči najuspešnejše od vseh ostalih.

O nujnosti in pomembnosti

Za začetek je potrebno definirati oba pojma. Phil Libin, ustanovitelj in nekdanji direktor Evernote-a pravi:

  • Nujna opravila: Z njimi moramo opraviti nemudoma. Sem sodijo telefonski klici, bližajoči časovni roki, pomembni sestanki, ipd.
  • Pomembna opravila: Prispevajo k doseganju tvojih dolgoročnih ciljev, vizije in vrednot. Na primer raziskava trga pred oblikovanjem novega izdelka, zdrava prehrana in rekreacija, itd.
Kar je pomembno, je redko nujno; kar je nujno, je redko pomembno.Dwight Eisenhower

Za boljšo organizacijo in planiranje opravil si lahko pomagamo s t.i. Eisenhower matriko.

S klikom na sliko si prenesi Excel datoteko z matriko

V kvadrantu levo zgoraj (Q1, pomembno in nujno) se nahajajo stvari, kot npr. projekti z bližajočim rokom, krizni ukrepi, problemi in “požari”.

Desno zgoraj (Q2, pomembno, a ne nujno) so odnosi, strategije, dolgoročno načrtovanje, zdrava prehrana in rekreacija.

Levo spodaj (Q3, nepomembno, a nujno) spadajo telefonski klici, večina emial spročil, nenapovedani sestanki in ostale motnje.

Kvadrant desno spodaj (Q4, nepomembno in nenujno) pa združuje opravila, ki kradejo čas, kljub temu, da so morda prijetna. Sem štejemo brezciljno brskanje po spletu, Facebook in ostala socialna omrežja, gledanje televizije, ipd.

Prenesi svojo kopijo matrike

1. Oblikuj seznam pogostih dnevnih opravil.
2. Vsako opravilo razdeli v enega od kvadrantov v matriki.

Večina se nas najprej loti nujnih opravil – a če se nenehno ukvarjamo s stvarmi, ki so nujne, nam zmanjka časa za pomembna opravila. Problem je v tem, da nujnih opravil nikoli ni konec, saj se bodo vedno pojavila nova, ki bodo zahtevala našo pozornost. “Vem, da je tole pomembno, ampak trenutno res nimam časa…” – se zdi znano?

Zavedaj se, da “nimam časa” pravzaprav pomeni “ni dovolj visoka prioriteta”. Včasih je tovrstna ugotovitev na mestu, pogosto pa zadeve preprosto narobe ocenimo.

Kako si izboriti čas za opravila v desnem zgornjem kvadrantu? Za stvari, ki imajo vpliv na dolgoročno uspešnost (osebno in poslovno)?

Ne bodi nenehno na razpolago

Čas je surovina za produktivnost in ustvarjalnost. Kot takega ga moramo pravilno vlagati. V tednu je 168 ur. Ni malo, kajne? A kako jih porabimo (zapravimo)?

Najbolj produktivni ljudje so osredotočeni na to, da izkoristijo prav vsako minuto, ki jim je na voljo. Vsaki nalogi, ki je pred njimi, namenijo določeno količino časa – in v tem času ne dovolijo, da jih zavedejo različne motnje.

Vsako opravilo v dnevu mora biti realistično izvedljivo in imeti časoven rok. Časovna omejitev te bo gnala, da bo delo bolj osredotočeno in učinkovito.

Preston Ni svetuje, da si v koledarju označiš čas, ki ga nameniš drugim (sestanki, konference, planirani telefonski klici, ipd.) – to je čas, ko je tvoja pozornost in prosotnost zahtevana drugje. S časom, ki ga ne dodeliš na ta način pa lahko prosto razpolagaš.

Tvoja povezlvijost te stane časa

Tekom dneva smo podvrženi tisočim motečim dejavnikom. Po rami nas potreplja sodelavec in zastavi kratko vprašanje. Prejmemo email od pomembne stranke. Zmoti nas vibracija telefona. Poleg tega ni naklučje, da nam določene aplikacije vzamejo toliko časa – Facebook, Twitter, Instagram, ipd. investirajo milijarde evrov v raziskave in razvoj, da so kar najbolj zasvojljive.

Zato moraš izklopiti vsa obvestila. Socialna omrežja, emaili in ostala sporočila ne bodo šla nikamor. Če te ljudje lahko kadarkoli dosežejo preko desetih različnih kanalov, potem je povsem logično, da težko končaš najpomembnejša opravila.

Ne naloži si preveč dela

Ljudje na splošno precenjujemo delo, ki ga lahko opravimo v enem dnevu ali tednu; podcenjujemo pa stvari, ki jih lahko dosežemo v 6 mesecih ali enem letu.

Projekti, ideje, rutinska opravila in administracija… Ni potrebno veliko, da si delovnik povsem zapolnimo. Ogromno stvari terja našo pozornost in hitro se zgodi, da je ta povsem razdeljena med številna opravila in dolžnosti. Bill Gates in Warren Buffet se strinjata, da je ključ do uspeha “fokus”.

Večina ljudi svoje največje dosežke osvoji, ko so popolnoma osredotočeni na točno določen cilj. Več časa, ki ga posvetiš pomembnim stvarem, bližje cilju boš. Vsakič, ko nekaj drugega prevzame tvojo pozornost, bo manj fokusa na najpomembnejši stvari, ki je pred teboj.

Manj je več

Ključ do fokusa je, da se omejiš na manjšo količino stvari – na tisto, kar je res pomembno, in odstraniš vse ostalo.

Ko delaš več stvari hkrati, nenehno skačeš iz ene stvari na drugo, kar pomeni, da nič nima tvoje popolne in nemotene pozornosti. Če pa se osredotočiš na eno samo stvar in odpraviš motnje, lahko dosežeš bistveno več.

Lahko narediš 5 stvari zadovoljivo, ali pa 1 izjemno. Kje misliš, da bo tvoja dodana vrednost in prispevek pomembnejši?


Koncept je preprost in mu ni težko slediti. Že danes poskušaj identificirati najpomembnejšo nalogo in ji nameni vsaj 30 minut nemotene pozornosti – čas, ko je telefon izven dosega roke in elektronska pošta zaprta.

Pri tem ti je lahko v pomoč tudi Eisenhower matrika, ki jo lahko brezplačno preneseš tukaj.