3 napake pri delu z emaili (in preprosti nasveti za izboljšavo)

anze Produktivnost

Nekaj zanimivih podatkov:

  • na svetu je več kot 4,3 milijarde uporabnikov emailov,
  • na dan je poslanih 269 milijard emailov,
  • 42 % (Američanov) emaile preverja na stranišču, 50 % v postelji, 18 % tudi med vožnjo.

Vir: expandedramblings.com

Verjetno bi že brez zgornje statistike lahko ugotovili, da je elektronska pošta postala del našega vsakdana. Ker se srečujemo s tako veliko količino prejetih sporočil, postaja vse bolj pomembno, da imamo potrebna znanja in veščine, da smo pri delu z njimi učinkoviti.

A tu smo vsi samouki. Učimo se na napakah in oblikujemo lastne sisteme… Kljub temu pa večina uporabnikov dela podobne napake.

Katere so te napake in kako jih odpraviti?

Dovoliš, da te emaili vedno znova zmotijo pri delu

Emaili so ena najpogostejših motenj na delovnem mestu. Tisti, ki delamo v pisarnah, v povprečju prejmemo 121 email sporočil dnevno. Ker večina uporabnikov uporablja privzete nastavitve odjemalcev sporočil, to pomeni, da ob vsakem prejetem sporočilu dobijo opozorilo – v kotu ekrana in zvočni signal.

Tudi, če se odgovora na sporočilo ne lotiš takoj, ti je opozorilo vseeno vzelo nekaj pozornosti in raziskave so pokazale, da lahko traja do 23 minut, da se ponovno povsem osredotočimo na nalogo, ki smo jo opravljali pred tem.

Nasvet: Izklopi vsa opozorila za novo prejete emaile. Ali pa vsaj spremeni nastavitve, da program za nova sporočila preveri vsakih nekaj ur (namesto 5 minut, kot znaša privzeta nastavitev).

Uporabiš email, ko bi bil bolj primeren drug komunikacijski kanal

Email je odličen način komunikacije prav zato, ker prejemniku omogoča, da se izmenjave informacij loti, ko sam oceni, da je čas za to najbolj primeren. Telefonski klic, sestanek ali “chat” orodja (Slack, Skype, ipd.) so seveda v svoji naravi popolno nasprotje emailom.

Ravno zato se je potrebno zavedati, kaj elektronska pošta NI.

Ni orodje za izmenjavo sporočil “v realnem času”

Vsem se nam je že zgodilo, da smo poslali email in nato nemudoma dobili dogovor, na katerega smo spet odgovorili in preden se zavemo, smo si izmenjali 10 sporočil. V takem primeru je veliko je veliko bolje, da dvigneš telefon in stvar urediš na ta način.

Še več, če na prejeta sporočila odgovoriš takoj, pošiljatelju daš vedeti, da si ta trenutek v svojem poštnem predalu in da se boš verjetno odzval, če ti bo tudi on nemudoma poslal odgovor. Z vidika produktivnosti to sigurno ni v redu. Večina odjemalcev emailov omogoča pošiljanje z zamikom, kar pomeni, da sicer na email lahko odgovoriš takoj, sporočilo pa se bo poslalo šele čez nekaj časa – takrat pa bo tvoj poštni odjemalec že zaprt in ne bo več skušnjave, da se spustiš v takojšnjo izmenjavo odgovorov.

Ni platforma za preizkušanje pisateljskih sposobnosti

Za vsako informacijo obstaja optimalen način, da jo prenesete naslovnikom – in ta način ni vedno email.

Če napišeš email, ki ga sestavljajo več kot 3 odstavki, je email verjetno predolg. Pisanje učinkovitih sporočil zahteva nekaj vaje in ni enostavna naloga.

Če bi imel več časa, bi napisal krajše pismo.Blaise Pascal

Zato nekaj nasvetov:

  • uporabljate alineje, da bo sporočilo bolj berljivo,
  • jasno se izražajte (asociacijsko pisanje, na katerega bi bil ponosen sam James Joyce seveda ima svoje mesto v literaturi, ne pa v poslovnih emailih),
  • iz sporočila naj bo jasno razvidno, kaj od naslovnika zahteva (mnenje, informacijo, nalogo, mu je poslano zgolj v vednost, ipd.).

Si žrtev polja KP

Če za izmenjavo informacij ni ovir, to ne pomeni, da do izmenjave mora priti. Na to pogosto pozabimo, še posebej, ker je tako enostavno dodati še enega prejemnika v polje za kopijo spoorčila (KP oz. CC). Naslednjič si raje vzemimo sekundo za premislek – s tem bomo morda preprečili verigo številnih nepotrebnih sporočil.

Enako velja za opcijo “Odgovoi vsem” (Reply to all), ki je sicer koristna funkcionalnost, a ne sme biti privzeta opcija, ki jo uporabimo za vsak odgovor. Odgovor pošljimo res zgolj tistim osebam, ki ga potrebujejo.

Nasvet: Osebo vključi med prejemnike sporočila zgolj v primeru, da poslano sporočilo od njih zahteva neko aktivnost. V izjemnih primerih, ko želite zgolj posredovati neko pomembno informacijo, naj bo to iz emaila razvidno.




Če te zanima še več nasvetov za učinkovito delo z emaili, izpolni obrazec na desni in v naslednjih 6 dneh dobiš en email dnevno, ki ti bo postopoma pomagal do vladavine nad prejeto pošto.